Condições de tratamento de dados

Um clube que utiliza a Clubify para gerir os seus membros, equipas, documentos e comunicações decide sozinho o que recolhe e para que fim. É o responsável pelo tratamento. A Clubify disponibiliza a ferramenta que aloja e faz funcionar esses dados e atua nessa qualidade como subcontratante.

As presentes condições descrevem o que a Clubify se compromete a fazer e a não fazer com esses dados. O clube aceita-as juntamente com as Condições gerais de venda e ambas formam um todo.

A Clubify atua, pelo contrário, como responsável pelo tratamento relativamente aos seus próprios tratamentos, nomeadamente a gestão da conta de cliente, a faturação, a segurança da plataforma e a relação comercial. Esses tratamentos regem-se pela Política de privacidade e não pelas presentes condições.

• Cliente: o clube, associação, sociedade ou entidade que subscreve o Serviço e determina as finalidades do tratamento.
• Serviço: a plataforma Clubify e as suas aplicações web, móveis e de computador.
• Dados do Cliente: os dados pessoais que o Cliente, os seus membros ou os seus utilizadores depositam no Serviço ou que são gerados pela sua utilização.
• Titulares dos dados: as pessoas singulares a que esses dados dizem respeito, nomeadamente os membros do clube, os seus representantes legais, o pessoal técnico e os utilizadores convidados.
• Subcontratante ulterior: um prestador a quem a Clubify confia uma parte do tratamento para prestar o Serviço.

Objeto e natureza. Alojamento, armazenamento, organização, consulta, disponibilização, cópia de segurança e eliminação dos Dados do Cliente, com a única finalidade de prestar o Serviço subscrito.

Finalidade. Permitir ao Cliente gerir a sua atividade: membros e plantéis, equipas e épocas, calendários e presenças, documentos e contratos, comunicações internas, quotas e finanças, bem como os módulos que tenha ativado.

Duração. O tratamento dura enquanto durar o contrato, acrescido dos prazos de conservação e arquivo descritos na secção 11.

Categorias de dados. Consoante os módulos ativados pelo Cliente:

• dados de identificação: nome próprio, apelido, data de nascimento, endereço de correio eletrónico, telefone, fotografia;
• dados da vida associativa: funções, equipas, licenças, presenças, convocatórias, resultados desportivos;
• documentos e ficheiros depositados pelo Cliente no Drive, incluindo contratos e documentos administrativos;
• dados de comunicação: mensagens, notificações e respetivos metadados;
• dados financeiros do clube: quotas, transações, planos de pagamento;
• dados técnicos estritamente necessários: registos de ligação, endereço IP, identificadores de dispositivo.

Categorias de titulares. Membros do clube, pessoal técnico e voluntários, dirigentes, representantes legais dos membros menores e pessoas convidadas pelo Cliente.

O Cliente é o único juiz da pertinência dos dados que deposita. Compete-lhe não registar no Serviço dados que não sejam necessários à sua gestão, em especial dados de saúde fora dos espaços expressamente previstos para o efeito.

A Clubify apenas trata os Dados do Cliente mediante instrução documentada deste. A utilização do Serviço, a configuração escolhida pelo Cliente e as presentes condições constituem essas instruções.

Constituem, nomeadamente, instruções documentadas do Cliente, sem necessidade de pedido adicional:

• a execução das funcionalidades do Serviço tal como o Cliente as configura e utiliza;
• as operações de alojamento, cópia de segurança, reposição e supervisão técnica;
• o acesso em apenas leitura aos Dados do Cliente pelo pessoal autorizado da Clubify, para fins de assistência, manutenção corretiva, segurança e melhoria do Serviço;
• as medidas necessárias para responder a um incidente de segurança ou para preservar a integridade da plataforma.

Rastreabilidade do acesso de assistência. Cada acesso aos Dados do Cliente por pessoal da Clubify é registado: identidade de quem intervém, data e hora, clube em causa e motivo do acesso. Esse acesso é efetuado apenas em leitura e não permite qualquer alteração dos Dados do Cliente. Estes registos são conservados durante doze meses. O Cliente pode obter o extrato que lhe diga respeito mediante simples pedido.

Se a Clubify considerar que uma instrução do Cliente viola a regulamentação aplicável, informa o Cliente sem demora e pode suspender a sua execução.

A Clubify assegura que as pessoas autorizadas a tratar os Dados do Cliente estão sujeitas a uma obrigação de confidencialidade, contratual ou legal, e que recebem a formação necessária à proteção desses dados.

O acesso aos Dados do Cliente é limitado às pessoas que dele necessitam para o exercício das suas funções, segundo o princípio do menor privilégio. Esta habilitação é revista em cada mudança de funções e retirada aquando da saída da pessoa.

A Clubify aplica as medidas técnicas e organizativas adequadas na aceção do artigo 32.º do Regulamento, tendo em conta o estado da técnica, os custos e a natureza do tratamento.

Estas medidas incluem, nomeadamente:

• a cifragem das comunicações em trânsito e a cifragem das cópias de segurança;
• um controlo de acesso por perfil e por âmbito, que mantém separados os dados de cada clube;
• a autenticação dos utilizadores e a gestão das sessões;
• o registo dos acessos e das operações sensíveis;
• cópias de segurança regulares e testes de reposição;
• uma análise antivírus dos ficheiros depositados no Serviço;
• uma vigilância das vulnerabilidades que afetem os componentes utilizados.

Estas medidas evoluem com o Serviço. A Clubify pode alterá-las desde que não diminua o nível de proteção dos Dados do Cliente.

O Cliente autoriza a Clubify a recorrer aos subcontratantes ulteriores indicados na página Subcontratantes, que faz parte integrante das presentes condições. Cada um está vinculado por um contrato que impõe obrigações de proteção equivalentes às das presentes condições.

A Clubify informa o Cliente de qualquer adição ou substituição de subcontratante ulterior com, pelo menos, trinta dias de antecedência relativamente à sua produção de efeitos. O Cliente pode opor-se por motivo legítimo relacionado com a proteção de dados; na falta de acordo, pode resolver a parte do Serviço em causa sem penalização.

Os titulares dos dados exercem os seus direitos junto do Cliente, que é o seu destinatário natural por ser o responsável pelo tratamento.

A Clubify assiste o Cliente nessa tarefa através de funcionalidades integradas que permitem consultar, corrigir, exportar e eliminar os dados a partir do Serviço. Quando essas funcionalidades não bastem, a Clubify presta um apoio razoável num prazo compatível com o que é imposto ao Cliente.

Se um titular dos dados se dirigir diretamente à Clubify, esta remete-o para o Cliente e informa-o sem demora injustificada, sem dar ela própria seguimento ao pedido.

Em caso de violação de dados pessoais que afete os Dados do Cliente, a Clubify informa o Cliente sem demora injustificada após dela ter tomado conhecimento e, o mais tardar, no prazo de quarenta e oito horas.

Esta informação inclui, na medida dos elementos disponíveis, a natureza da violação, as categorias e o número aproximado de pessoas e de registos afetados, as consequências prováveis e as medidas adotadas ou propostas para lhe dar resposta. É completada à medida que a análise progride.

A notificação à autoridade de controlo e, se for caso disso, aos titulares dos dados cabe ao Cliente. A Clubify faculta-lhe os elementos técnicos necessários.

A Clubify assiste igualmente o Cliente, dentro dos limites das informações de que dispõe, na realização de uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados e na consulta prévia à autoridade de controlo, quando exigidas.

Os Dados do Cliente são alojados dentro da União Europeia.

Alguns subcontratantes ulteriores indicados na secção 7 pertencem a sociedades sediadas fora da União Europeia. Sempre que daí possa resultar uma transferência, esta é enquadrada pelas cláusulas contratuais-tipo adotadas pela Comissão Europeia ou por qualquer outro mecanismo reconhecido como garantia adequada.

A Clubify comunica ao Cliente, mediante pedido, as garantias estabelecidas para uma determinada transferência.

No termo do contrato, o Cliente dispõe de trinta dias para exportar os seus dados a partir do Serviço.

Decorrido esse prazo, a Clubify elimina os Dados do Cliente ou anonimiza-os, com exceção dos dados que a lei a obrigue a conservar, nomeadamente os documentos contabilísticos ligados à faturação, e dos dados presentes nas cópias de segurança.

As cópias de segurança seguem o seu próprio ciclo e são substituídas no prazo de noventa dias. Não é efetuada sobre elas qualquer reposição seletiva para extrair dados após o termo do contrato, salvo obrigação legal.

Os prazos de conservação aplicáveis durante a vigência do contrato estão detalhados na Política de privacidade.

A Clubify disponibiliza ao Cliente as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no artigo 28.º do Regulamento, nomeadamente a descrição das medidas de segurança, a lista atualizada dos subcontratantes ulteriores e o extrato dos registos de acesso que lhe digam respeito.

O Cliente pode solicitar uma auditoria uma vez em cada doze meses, salvo incidente de segurança comprovado. A auditoria é realizada documentalmente, a expensas do Cliente, mediante pré-aviso razoável, em horário de expediente e sem comprometer a segurança nem a confidencialidade dos dados dos restantes clientes. As partes acordam as modalidades antes da sua realização.

O Cliente garante dispor de fundamento de licitude para os tratamentos que realiza, ter informado os titulares dos dados e ter recolhido, quando necessário, o seu consentimento ou o dos seus representantes legais.

O Cliente é responsável pela configuração dos acessos que concede dentro do seu clube, bem como pela pertinência e exatidão dos dados que regista.

A Clubify responde pelos seus próprios incumprimentos das presentes condições e pelos dos seus subcontratantes ulteriores, dentro dos limites previstos nas Condições gerais de venda.

As presentes condições produzem efeitos enquanto a Clubify tratar Dados do Cliente e cessam com o cumprimento das obrigações previstas na secção 11.

A Clubify pode alterá-las para ter em conta uma evolução regulamentar, do Serviço ou dos seus subcontratantes. Qualquer alteração substancial é levada ao conhecimento do Cliente com, pelo menos, trinta dias de antecedência relativamente à sua entrada em vigor.

Em caso de contradição entre as presentes condições e as Condições gerais de venda quanto ao tratamento de dados pessoais, prevalecem as presentes condições.

A versão francesa faz fé. As restantes versões linguísticas são fornecidas a título informativo.

Qualquer questão relativa às presentes condições pode ser enviada através da página Contacto.