Condições de tratamento de dados

Um clube que utiliza a Clubify para gerenciar os seus membros, times, documentos e comunicações decide sozinho o que coleta e para qual finalidade. É a controladora. A Clubify disponibiliza a ferramenta que hospeda e faz funcionar esses dados e atua, nessa qualidade, como operadora.

As presentes condições descrevem o que a Clubify se compromete a fazer e a não fazer com esses dados. O clube as aceita junto com as Condições gerais de venda e ambas formam um todo.

A Clubify atua, por outro lado, como controladora quanto aos seus próprios tratamentos, em especial a gestão da conta de cliente, o faturamento, a segurança da plataforma e o relacionamento comercial. Esses tratamentos são regidos pela Política de privacidade e não pelas presentes condições.

• Cliente: o clube, associação, sociedade ou entidade que assina o Serviço e determina as finalidades do tratamento.
• Serviço: a plataforma Clubify e os seus aplicativos web, móveis e de computador.
• Dados do Cliente: os dados pessoais que o Cliente, os seus membros ou os seus usuários inserem no Serviço ou que são gerados pelo uso dele.
• Titulares dos dados: as pessoas físicas a que esses dados se referem, em especial os membros do clube, os seus representantes legais, a comissão técnica e os usuários convidados.
• Suboperadora: uma prestadora à qual a Clubify confia parte do tratamento para prestar o Serviço.

Objeto e natureza. Hospedagem, armazenamento, organização, consulta, disponibilização, backup e exclusão dos Dados do Cliente, com a única finalidade de prestar o Serviço contratado.

Finalidade. Permitir ao Cliente gerenciar a sua atividade: membros e elencos, times e temporadas, calendários e presenças, documentos e contratos, comunicações internas, mensalidades e finanças, e os módulos que tiver ativado.

Duração. O tratamento dura enquanto durar o contrato, acrescido dos prazos de conservação e arquivamento descritos na seção 11.

Categorias de dados. Conforme os módulos ativados pelo Cliente:

• dados de identificação: nome, sobrenome, data de nascimento, endereço de e-mail, telefone, fotografia;
• dados da vida do clube: funções, times, registros federativos, presenças, convocações, resultados esportivos;
• documentos e arquivos enviados pelo Cliente ao Drive, incluindo contratos e documentos administrativos;
• dados de comunicação: mensagens, notificações e os respectivos metadados;
• dados financeiros do clube: mensalidades, transações, planos de pagamento;
• dados técnicos estritamente necessários: registros de conexão, endereço IP, identificadores de dispositivo.

Categorias de titulares. Membros do clube, comissão técnica e voluntários, dirigentes, representantes legais dos membros menores de idade e pessoas convidadas pelo Cliente.

O Cliente é o único juiz da pertinência dos dados que insere. Cabe a ele não registrar no Serviço dados que não sejam necessários à sua gestão, em especial dados de saúde fora dos espaços expressamente previstos para esse fim.

A Clubify trata os Dados do Cliente somente mediante instrução documentada dele. O uso do Serviço, a configuração escolhida pelo Cliente e as presentes condições constituem essas instruções.

Constituem, em especial, instruções documentadas do Cliente, sem que seja necessária solicitação adicional:

• a execução das funcionalidades do Serviço tal como o Cliente as configura e utiliza;
• as operações de hospedagem, backup, restauração e supervisão técnica;
• o acesso somente leitura aos Dados do Cliente pela equipe autorizada da Clubify, para fins de suporte, manutenção corretiva, segurança e melhoria do Serviço;
• as medidas necessárias para responder a um incidente de segurança ou para preservar a integridade da plataforma.

Rastreabilidade do acesso de suporte. Cada acesso aos Dados do Cliente pela equipe da Clubify é registrado: identidade de quem acessa, data e hora, clube envolvido e motivo do acesso. Esse acesso é somente leitura e não permite nenhuma alteração dos Dados do Cliente. Esses registros são conservados por doze meses. O Cliente pode obter o extrato que lhe diz respeito mediante simples solicitação.

Se a Clubify entender que uma instrução do Cliente viola a legislação aplicável, informa o Cliente sem demora e pode suspender a sua execução.

A Clubify assegura que as pessoas autorizadas a tratar os Dados do Cliente estejam sujeitas a uma obrigação de confidencialidade, contratual ou legal, e que recebam o treinamento necessário à proteção desses dados.

O acesso aos Dados do Cliente é limitado a quem dele necessita para exercer as suas funções, segundo o princípio do menor privilégio. Essa autorização é revista a cada mudança de função e retirada quando a pessoa deixa a empresa.

A Clubify adota as medidas técnicas e organizacionais adequadas nos termos do artigo 32 do Regulamento, considerando o estado da técnica, os custos e a natureza do tratamento.

Essas medidas incluem, em especial:

• a criptografia das comunicações em trânsito e a criptografia dos backups;
• um controle de acesso por perfil e por escopo, que mantém separados os dados de cada clube;
• a autenticação dos usuários e a gestão das sessões;
• o registro dos acessos e das operações sensíveis;
• backups regulares e testes de restauração;
• uma análise antivírus dos arquivos enviados ao Serviço;
• um monitoramento das vulnerabilidades que afetem os componentes utilizados.

Essas medidas evoluem junto com o Serviço. A Clubify pode alterá-las desde que não reduza o nível de proteção dos Dados do Cliente.

O Cliente autoriza a Clubify a recorrer às suboperadoras listadas na página Suboperadoras, que é parte integrante das presentes condições. Cada uma está vinculada por contrato que impõe obrigações de proteção equivalentes às das presentes condições.

A Clubify informa o Cliente sobre qualquer inclusão ou substituição de suboperadora com pelo menos trinta dias de antecedência da sua vigência. O Cliente pode se opor por motivo legítimo relacionado à proteção de dados; na falta de acordo, pode rescindir a parte do Serviço envolvida sem multa.

Os titulares dos dados exercem os seus direitos junto ao Cliente, que é o destinatário natural por ser a controladora.

A Clubify auxilia o Cliente nessa tarefa por meio de funcionalidades integradas que permitem consultar, corrigir, exportar e excluir os dados a partir do Serviço. Quando essas funcionalidades não bastarem, a Clubify presta auxílio razoável em prazo compatível com o imposto ao Cliente.

Se um titular dos dados procurar diretamente a Clubify, ela o encaminha ao Cliente e o informa sem demora injustificada, sem dar ela própria seguimento à solicitação.

Em caso de incidente de segurança com dados pessoais que afete os Dados do Cliente, a Clubify informa o Cliente sem demora injustificada após tomar conhecimento e, no máximo, em quarenta e oito horas.

Essa informação abrange, na medida dos elementos disponíveis, a natureza do incidente, as categorias e o número aproximado de pessoas e de registros afetados, as prováveis consequências e as medidas adotadas ou propostas para remediá-lo. É complementada conforme a análise avança.

A comunicação à autoridade competente e, se for o caso, aos titulares dos dados cabe ao Cliente. A Clubify fornece a ele os elementos técnicos necessários.

A Clubify também auxilia o Cliente, dentro dos limites das informações de que dispõe, na realização de um relatório de impacto à proteção de dados e na consulta prévia à autoridade competente, quando exigidos.

Os Dados do Cliente são hospedados dentro da União Europeia.

Algumas suboperadoras listadas na seção 7 pertencem a empresas sediadas fora da União Europeia. Quando daí puder resultar uma transferência, ela é amparada pelas cláusulas contratuais padrão adotadas pela Comissão Europeia ou por qualquer outro mecanismo reconhecido como garantia adequada.

A Clubify comunica ao Cliente, mediante solicitação, as garantias estabelecidas para uma determinada transferência.

Ao fim do contrato, o Cliente dispõe de trinta dias para exportar os seus dados a partir do Serviço.

Decorrido esse prazo, a Clubify exclui os Dados do Cliente ou os anonimiza, com exceção dos dados que a lei a obrigue a conservar, em especial os documentos contábeis ligados ao faturamento, e dos dados presentes nos backups.

Os backups seguem o seu próprio ciclo e são sobrescritos em até noventa dias. Não é feita neles nenhuma restauração seletiva para extrair dados após o fim do contrato, salvo obrigação legal.

Os prazos de conservação aplicáveis durante a vigência do contrato estão detalhados na Política de privacidade.

A Clubify disponibiliza ao Cliente as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no artigo 28 do Regulamento, em especial a descrição das medidas de segurança, a lista atualizada das suboperadoras e o extrato dos registros de acesso que lhe dizem respeito.

O Cliente pode solicitar uma auditoria uma vez a cada doze meses, salvo incidente de segurança comprovado. A auditoria é feita documentalmente, às suas custas, com aviso prévio razoável, em horário comercial e sem comprometer a segurança nem a confidencialidade dos dados dos demais clientes. As partes acordam as modalidades antes da sua realização.

O Cliente garante dispor de base legal para os tratamentos que realiza, ter informado os titulares dos dados e ter colhido, quando necessário, o consentimento deles ou dos seus representantes legais.

O Cliente é responsável pela configuração dos acessos que concede dentro do seu clube, bem como pela pertinência e exatidão dos dados que registra.

A Clubify responde pelos seus próprios descumprimentos das presentes condições e pelos das suas suboperadoras, dentro dos limites previstos nas Condições gerais de venda.

As presentes condições produzem efeitos enquanto a Clubify tratar Dados do Cliente e se encerram com o cumprimento das obrigações previstas na seção 11.

A Clubify pode alterá-las para acompanhar uma mudança regulatória, uma evolução do Serviço ou uma troca de suboperadoras. Toda alteração substancial é levada ao conhecimento do Cliente com pelo menos trinta dias de antecedência da sua entrada em vigor.

Em caso de contradição entre as presentes condições e as Condições gerais de venda quanto ao tratamento de dados pessoais, prevalecem as presentes condições.

A versão em francês prevalece. As demais versões em outros idiomas são fornecidas a título informativo.

Qualquer dúvida sobre as presentes condições pode ser enviada pela página Contato.