Condizioni di trattamento dei dati

Un club che utilizza Clubify per gestire i propri membri, squadre, documenti e comunicazioni decide da solo che cosa raccogliere e per quale finalità. È il titolare del trattamento. Clubify mette a disposizione lo strumento che ospita e fa funzionare tali dati e agisce in qualità di responsabile del trattamento.

Le presenti condizioni descrivono ciò che Clubify si impegna a fare e a non fare con tali dati. Il club le accetta insieme alle Condizioni generali di vendita e le due formano un unico accordo.

Clubify agisce invece in qualità di titolare del trattamento per i propri trattamenti, in particolare la gestione dell'account cliente, la fatturazione, la sicurezza della piattaforma e il rapporto commerciale. Tali trattamenti sono disciplinati dall'Informativa sulla privacy e non dalle presenti condizioni.

• Cliente: il club, l'associazione, la società o l'ente che sottoscrive il Servizio e determina le finalità del trattamento.
• Servizio: la piattaforma Clubify e le sue applicazioni web, mobili e desktop.
• Dati del Cliente: i dati personali che il Cliente, i suoi membri o i suoi utenti inseriscono nel Servizio o che vengono generati dal loro utilizzo.
• Interessati: le persone fisiche cui tali dati si riferiscono, in particolare i membri del club, i loro rappresentanti legali, lo staff tecnico e gli utenti invitati.
• Sub-responsabile: un fornitore al quale Clubify affida una parte del trattamento per erogare il Servizio.

Oggetto e natura. Hosting, archiviazione, organizzazione, consultazione, messa a disposizione, backup ed eliminazione dei Dati del Cliente, al solo fine di erogare il Servizio sottoscritto.

Finalità. Consentire al Cliente di gestire la propria attività: membri e rose, squadre e stagioni, calendari e presenze, documenti e contratti, comunicazioni interne, quote e finanze, nonché i moduli che ha attivato.

Durata. Il trattamento dura quanto il contratto, prorogato dei termini di conservazione e archiviazione descritti alla sezione 11.

Categorie di dati. In funzione dei moduli attivati dal Cliente:

• dati identificativi: nome, cognome, data di nascita, indirizzo e-mail, telefono, fotografia;
• dati della vita associativa: funzioni, squadre, tesseramenti, presenze, convocazioni, risultati sportivi;
• documenti e file caricati dal Cliente nel Drive, compresi contratti e documenti amministrativi;
• dati di comunicazione: messaggi, notifiche e relativi metadati;
• dati finanziari del club: quote, transazioni, piani di pagamento;
• dati tecnici strettamente necessari: registri di connessione, indirizzo IP, identificativi del dispositivo.

Categorie di interessati. Membri del club, staff tecnico e volontari, dirigenti, rappresentanti legali dei membri minorenni e persone invitate dal Cliente.

Il Cliente è l'unico giudice della pertinenza dei dati che inserisce. Gli spetta non registrare nel Servizio dati non necessari alla propria gestione, in particolare dati sulla salute al di fuori degli spazi espressamente previsti a tal fine.

Clubify tratta i Dati del Cliente esclusivamente su istruzione documentata di quest'ultimo. L'utilizzo del Servizio, la configurazione scelta dal Cliente e le presenti condizioni costituiscono tali istruzioni.

Costituiscono in particolare istruzioni documentate del Cliente, senza necessità di ulteriore richiesta:

• l'esecuzione delle funzionalità del Servizio così come il Cliente le configura e le utilizza;
• le operazioni di hosting, backup, ripristino e supervisione tecnica;
• l'accesso in sola lettura ai Dati del Cliente da parte del personale autorizzato di Clubify, a fini di assistenza, manutenzione correttiva, sicurezza e miglioramento del Servizio;
• le misure necessarie per rispondere a un incidente di sicurezza o per preservare l'integrità della piattaforma.

Tracciabilità dell'accesso di assistenza. Ogni accesso ai Dati del Cliente da parte del personale di Clubify è registrato: identità di chi interviene, data e ora, club interessato e motivo dell'accesso. Tale accesso avviene in sola lettura e non consente alcuna modifica dei Dati del Cliente. Questi registri sono conservati dodici mesi. Il Cliente può ottenerne l'estratto che lo riguarda su semplice richiesta.

Se Clubify ritiene che un'istruzione del Cliente violi la normativa applicabile, ne informa il Cliente senza indugio e può sospenderne l'esecuzione.

Clubify assicura che le persone autorizzate a trattare i Dati del Cliente siano soggette a un obbligo di riservatezza, contrattuale o legale, e che ricevano la formazione necessaria alla protezione di tali dati.

L'accesso ai Dati del Cliente è limitato a chi ne ha bisogno per svolgere le proprie funzioni, secondo il principio del privilegio minimo. Tale abilitazione è riesaminata a ogni cambio di funzione e revocata alla cessazione del rapporto.

Clubify attua le misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'articolo 32 del Regolamento, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi e della natura del trattamento.

Tali misure comprendono in particolare:

• la cifratura delle comunicazioni in transito e la cifratura dei backup;
• un controllo degli accessi per ruolo e per ambito, che tiene separati i dati di ciascun club;
• l'autenticazione degli utenti e la gestione delle sessioni;
• la registrazione degli accessi e delle operazioni sensibili;
• backup periodici e test di ripristino;
• un'analisi antivirus dei file caricati nel Servizio;
• un monitoraggio delle vulnerabilità che interessano i componenti utilizzati.

Tali misure evolvono con il Servizio. Clubify può modificarle a condizione di non ridurre il livello di protezione dei Dati del Cliente.

Il Cliente autorizza Clubify a ricorrere ai sub-responsabili elencati nella pagina Sub-responsabili, che costituisce parte integrante delle presenti condizioni. Ciascuno di essi è vincolato da un contratto che impone obblighi di protezione equivalenti a quelli delle presenti condizioni.

Clubify informa il Cliente di ogni aggiunta o sostituzione di sub-responsabile almeno trenta giorni prima che abbia effetto. Il Cliente può opporsi per un motivo legittimo attinente alla protezione dei dati; in mancanza di accordo, può risolvere senza penali la parte di Servizio interessata.

Gli interessati esercitano i propri diritti nei confronti del Cliente, che ne è il destinatario naturale in quanto titolare del trattamento.

Clubify assiste il Cliente in tale compito mediante funzionalità integrate che consentono di consultare, correggere, esportare ed eliminare i dati dal Servizio. Quando tali funzionalità non sono sufficienti, Clubify fornisce un'assistenza ragionevole entro un termine compatibile con quello imposto al Cliente.

Se un interessato si rivolge direttamente a Clubify, Clubify lo rinvia al Cliente e ne informa quest'ultimo senza ingiustificato ritardo, senza dare seguito essa stessa alla richiesta.

In caso di violazione di dati personali che interessi i Dati del Cliente, Clubify ne informa il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza e, al più tardi, entro quarantotto ore.

Tale informazione comprende, nella misura degli elementi disponibili, la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di persone e di record interessati, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte per porvi rimedio. Viene integrata con l'avanzare dell'analisi.

La notifica all'autorità di controllo e, se del caso, agli interessati spetta al Cliente. Clubify gli fornisce gli elementi tecnici necessari.

Clubify assiste inoltre il Cliente, nei limiti delle informazioni di cui dispone, nella realizzazione di una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e nella consultazione preventiva dell'autorità di controllo, ove richieste.

I Dati del Cliente sono ospitati all'interno dell'Unione europea.

Alcuni sub-responsabili elencati alla sezione 7 appartengono a società con sede al di fuori dell'Unione europea. Qualora ne possa derivare un trasferimento, questo è disciplinato dalle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea o da qualsiasi altro meccanismo riconosciuto come garanzia adeguata.

Clubify comunica al Cliente, su richiesta, le garanzie predisposte per un determinato trasferimento.

Al termine del contratto il Cliente dispone di trenta giorni per esportare i propri dati dal Servizio.

Trascorso tale termine, Clubify elimina i Dati del Cliente o li rende anonimi, ad eccezione dei dati che la legge le impone di conservare, in particolare i documenti contabili relativi alla fatturazione, e dei dati presenti nei backup.

I backup seguono un proprio ciclo e sono sovrascritti entro novanta giorni. Su di essi non viene effettuato alcun ripristino mirato per estrarre dati dopo il termine del contratto, salvo obbligo di legge.

I termini di conservazione applicabili durante la vigenza del contratto sono dettagliati nell'Informativa sulla privacy.

Clubify mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dall'articolo 28 del Regolamento, in particolare la descrizione delle misure di sicurezza, l'elenco aggiornato dei sub-responsabili e l'estratto dei registri di accesso che lo riguardano.

Il Cliente può richiedere un audit una volta ogni dodici mesi, salvo incidente di sicurezza accertato. L'audit è svolto su documenti, a sue spese, con ragionevole preavviso, in orario lavorativo e senza compromettere la sicurezza o la riservatezza dei dati degli altri clienti. Le parti concordano le modalità prima della sua esecuzione.

Il Cliente garantisce di disporre di una base giuridica per i trattamenti che effettua, di aver informato gli interessati e di aver raccolto, ove necessario, il loro consenso o quello dei loro rappresentanti legali.

Il Cliente è responsabile della configurazione degli accessi che concede all'interno del proprio club, nonché della pertinenza e dell'esattezza dei dati che registra.

Clubify risponde dei propri inadempimenti alle presenti condizioni e di quelli dei propri sub-responsabili, nei limiti previsti dalle Condizioni generali di vendita.

Le presenti condizioni producono effetti finché Clubify tratta Dati del Cliente e cessano con l'adempimento degli obblighi previsti alla sezione 11.

Clubify può modificarle per tenere conto di un'evoluzione normativa, del Servizio o dei propri sub-responsabili. Ogni modifica sostanziale è portata a conoscenza del Cliente almeno trenta giorni prima della sua entrata in vigore.

In caso di contrasto tra le presenti condizioni e le Condizioni generali di vendita in merito al trattamento dei dati personali, prevalgono le presenti condizioni.

Fa fede la versione francese. Le altre versioni linguistiche sono fornite a titolo informativo.

Ogni domanda relativa alle presenti condizioni può essere inviata tramite la pagina Contatti.