Condiciones de tratamiento de datos

Un club que utiliza Clubify para gestionar sus miembros, equipos, documentos y comunicaciones decide por sí solo qué recoge y con qué fin. Es el responsable del tratamiento. Clubify pone a su disposición la herramienta que aloja y hace funcionar esos datos, y actúa como encargado del tratamiento.

Estas condiciones describen lo que Clubify se compromete a hacer y a no hacer con esos datos. El club las acepta junto con las Condiciones generales de venta y ambas forman un único acuerdo.

Clubify actúa como responsable del tratamiento para sus propios tratamientos, en particular la gestión de la cuenta de cliente, la facturación, la seguridad de la plataforma y su relación comercial. Esos tratamientos se rigen por la Política de privacidad y no por estas condiciones.

• Cliente: el club, asociación, sociedad o entidad que contrata el Servicio y determina los fines del tratamiento.
• Servicio: la plataforma Clubify y sus aplicaciones web, móviles y de escritorio.
• Datos del Cliente: los datos personales que el Cliente, sus miembros o sus usuarios depositan en el Servicio o que se generan con su uso.
• Interesados: las personas físicas a las que se refieren esos datos, en particular los miembros del club, sus representantes legales, el personal técnico y los usuarios invitados.
• Subencargado: un proveedor al que Clubify confía una parte del tratamiento para prestar el Servicio.

Objeto y naturaleza. Alojamiento, almacenamiento, organización, consulta, puesta a disposición, copia de seguridad y supresión de los Datos del Cliente, con la única finalidad de prestar el Servicio contratado.

Finalidad. Permitir al Cliente gestionar su actividad: miembros y plantillas, equipos y temporadas, calendarios y asistencias, documentos y contratos, comunicaciones internas, cuotas y finanzas, y los módulos que haya activado.

Duración. El tratamiento dura lo que dure el contrato, ampliado por los plazos de conservación y archivo descritos en el apartado 11.

Categorías de datos. Según los módulos activados por el Cliente:

• datos de identificación: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, teléfono, fotografía;
• datos de vida asociativa: funciones, equipos, licencias, asistencias, convocatorias, resultados deportivos;
• documentos y archivos depositados por el Cliente en el Drive, incluidos contratos y documentos administrativos;
• datos de comunicación: mensajes, notificaciones y sus metadatos;
• datos financieros del club: cuotas, transacciones, calendarios de pago;
• datos técnicos estrictamente necesarios: registros de conexión, dirección IP, identificadores de dispositivo.

Categorías de interesados. Miembros del club, personal técnico y voluntarios, directivos, representantes legales de los miembros menores de edad y personas invitadas por el Cliente.

El Cliente es el único juez de la pertinencia de los datos que deposita. Le corresponde no registrar en el Servicio datos que no sean necesarios para su gestión, en particular datos de salud fuera de los espacios expresamente previstos a tal efecto.

Clubify solo trata los Datos del Cliente siguiendo instrucciones documentadas de este. El uso del Servicio, la configuración elegida por el Cliente y las presentes condiciones constituyen esas instrucciones.

Constituyen instrucciones documentadas del Cliente, sin necesidad de solicitud adicional:

• la ejecución de las funcionalidades del Servicio tal como el Cliente las configura y utiliza;
• las operaciones de alojamiento, copia de seguridad, restauración y supervisión técnica;
• el acceso en solo lectura a los Datos del Cliente por parte del personal autorizado de Clubify, con fines de asistencia, mantenimiento correctivo, seguridad y mejora del Servicio;
• las medidas necesarias para responder a un incidente de seguridad o para preservar la integridad de la plataforma.

Trazabilidad del acceso de asistencia. Cada acceso a los Datos del Cliente por parte del personal de Clubify queda registrado: identidad de quien interviene, fecha y hora, club afectado y motivo del acceso. Ese acceso es de solo lectura y no permite ninguna modificación de los Datos del Cliente. Estos registros se conservan doce meses. El Cliente puede obtener el extracto que le concierne a simple solicitud.

Si Clubify considera que una instrucción del Cliente infringe la normativa aplicable, se lo comunica sin demora y puede suspender su ejecución.

Clubify vela por que las personas autorizadas a tratar los Datos del Cliente estén sujetas a una obligación de confidencialidad, contractual o legal, y por que reciban la formación necesaria para la protección de esos datos.

El acceso a los Datos del Cliente se limita a quienes lo necesitan para desempeñar sus funciones, conforme al principio de mínimo privilegio. Esta habilitación se revisa en cada cambio de función y se retira cuando la persona deja la organización.

Clubify aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas en el sentido del artículo 32 del Reglamento, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes y la naturaleza del tratamiento.

Estas medidas incluyen en particular:

• el cifrado de las comunicaciones en tránsito y el cifrado de las copias de seguridad;
• un control de acceso por rol y por ámbito, que mantiene separados los datos de cada club;
• la autenticación de los usuarios y la gestión de las sesiones;
• el registro de los accesos y de las operaciones sensibles;
• copias de seguridad periódicas y pruebas de restauración;
• un análisis antivirus de los archivos depositados en el Servicio;
• una vigilancia de las vulnerabilidades que afecten a los componentes utilizados.

Estas medidas evolucionan con el Servicio. Clubify puede modificarlas siempre que no se reduzca el nivel de protección de los Datos del Cliente.

El Cliente autoriza a Clubify a recurrir a los subencargados enumerados en la página Subencargados, que forma parte integrante de las presentes condiciones. Cada uno está vinculado por un contrato que impone obligaciones de protección equivalentes a las de las presentes condiciones.

Clubify informa al Cliente de toda incorporación o sustitución de subencargado al menos treinta días antes de que surta efecto. El Cliente puede oponerse por un motivo legítimo relativo a la protección de datos; a falta de acuerdo, puede resolver la parte del Servicio afectada sin penalización.

Los interesados ejercen sus derechos ante el Cliente, que es su destinatario natural por ser el responsable del tratamiento.

Clubify asiste al Cliente en esa tarea mediante funcionalidades integradas que permiten consultar, corregir, exportar y suprimir los datos desde el Servicio. Cuando esas funcionalidades no bastan, Clubify presta una ayuda razonable en un plazo compatible con el que se impone al Cliente.

Si un interesado se dirige directamente a Clubify, Clubify lo remite al Cliente y se lo comunica a este sin dilación indebida, sin dar curso ella misma a la solicitud.

En caso de violación de datos personales que afecte a los Datos del Cliente, Clubify se lo comunica sin dilación indebida tras haber tenido conocimiento de ella y, a más tardar, en un plazo de cuarenta y ocho horas.

Esta información incluye, en la medida de los elementos disponibles, la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de personas y registros afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas o propuestas para subsanarla. Se completa a medida que avanza el análisis.

La notificación a la autoridad de control y, en su caso, a los interesados corresponde al Cliente. Clubify le facilita los elementos técnicos necesarios.

Clubify asiste asimismo al Cliente, dentro de los límites de la información de que dispone, en la realización de una evaluación de impacto relativa a la protección de datos y en la consulta previa a la autoridad de control cuando resulten necesarias.

Los Datos del Cliente se alojan dentro de la Unión Europea.

Algunos subencargados enumerados en el apartado 7 pertenecen a sociedades establecidas fuera de la Unión Europea. Cuando pueda derivarse una transferencia, esta se ampara en las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea o en cualquier otro mecanismo reconocido como garantía adecuada.

Clubify comunica al Cliente, previa solicitud, las garantías establecidas para una transferencia determinada.

Al finalizar el contrato, el Cliente dispone de treinta días para exportar sus datos desde el Servicio.

Transcurrido ese plazo, Clubify suprime los Datos del Cliente o los anonimiza, salvo los datos que la ley le obligue a conservar, en particular los documentos contables vinculados a la facturación, y los datos presentes en las copias de seguridad.

Las copias de seguridad siguen su propio ciclo y se sobrescriben en un plazo de noventa días. No se practica en ellas ninguna restauración selectiva para extraer datos tras la finalización del contrato, salvo obligación legal.

Los plazos de conservación aplicables durante la vigencia del contrato se detallan en la Política de privacidad.

Clubify pone a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el artículo 28 del Reglamento, en particular la descripción de las medidas de seguridad, la lista actualizada de subencargados y el extracto de los registros de acceso que le conciernen.

El Cliente puede solicitar una auditoría una vez cada doce meses, salvo incidente de seguridad acreditado. La auditoría se realiza sobre documentación, a su cargo, con un preaviso razonable, en horario laboral y sin comprometer la seguridad ni la confidencialidad de los datos de otros clientes. Las partes acuerdan las modalidades antes de su realización.

El Cliente garantiza disponer de una base legal para los tratamientos que lleva a cabo, haber informado a los interesados y haber recabado, cuando resulte necesario, su consentimiento o el de sus representantes legales.

El Cliente es responsable de la configuración de los accesos que concede dentro de su club, así como de la pertinencia y exactitud de los datos que registra.

Clubify responde de sus propios incumplimientos de las presentes condiciones y de los de sus subencargados, dentro de los límites previstos en las Condiciones generales de venta.

Las presentes condiciones surten efecto mientras Clubify trate Datos del Cliente y finalizan con el cumplimiento de las obligaciones previstas en el apartado 11.

Clubify puede modificarlas para tener en cuenta un cambio normativo, una evolución del Servicio o un cambio de subencargado. Toda modificación sustancial se pone en conocimiento del Cliente al menos treinta días antes de su entrada en vigor.

En caso de contradicción entre las presentes condiciones y las Condiciones generales de venta en materia de tratamiento de datos personales, prevalecen las presentes condiciones.

La versión francesa es la que da fe. Las demás versiones lingüísticas se facilitan a título informativo.

Cualquier pregunta relativa a las presentes condiciones puede dirigirse a través de la página Contacto.