Datenschutzerklärung

Die über Clubify verarbeiteten personenbezogenen Daten werden von der Clubify SAS verwaltet, einer vereinfachten Aktiengesellschaft mit einem Kapital von 2 000 €, eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister von Orléans unter der Nummer 107 632 945 R.C.S. Orléans (SIRET 107 632 945 00013), mit Sitz in 585 rue de la Juine, 45160 Olivet, Frankreich (verantwortlich für die Veröffentlichung: Evan Petit).

Je nach Sachlage kann Clubify entweder als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter handeln.

• Clubify handelt als Verantwortlicher für die Daten im Zusammenhang mit der öffentlichen Website, der Kontoerstellung, der Anmeldung, dem Support, der Sicherheit des Dienstes, der Rechnungsstellung und der Verbesserung des Produkts.
• Clubify handelt als Auftragsverarbeiter, wenn ein Verein die Plattform nutzt, um seine Mitglieder, Dokumente, Verträge, Anwesenheiten, Kalender, Mitteilungen und internen Verwaltungsdaten zu verwalten.

In diesem Fall bleibt der Verein, der Clubify nutzt, für die in seiner eigenen Umgebung getroffenen Verarbeitungsentscheidungen verantwortlich.

Bei allen Anliegen zu personenbezogenen Daten können Nutzerinnen und Nutzer Clubify über die Kontaktseite erreichen.

Je nach genutzten Diensten kann Clubify die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Kontodaten: Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Sprache, Zeitzone, Anmeldedaten;
• Vereinsdaten: Zuordnungen, Funktionen, Mannschaften, Lizenzen, Verträge, Anwesenheiten, Kalender und zugehörige Verwaltungsdaten;
• hochgeladene Inhalte: Dokumente, Bilder, im Drive gespeicherte Dateien, Anhänge und Kommentare;
• Kommunikationsdaten: private Nachrichten, Supportanfragen, Benachrichtigungen und Metadaten der Nachrichten;
• Abrechnungsdaten: Angaben zum Abonnement, Rechnungen, Zahlungsstatus und administrative Zahlungsdaten, die von dem auf der Seite Unterauftragsverarbeiter genannten Zahlungsdienstleister verarbeitet werden;
• technische Daten: Protokolle, Gerätedaten, IP-Adresse, Browser und Nutzungsstatistiken, soweit für den Betrieb und die Sicherheit der Dienste unbedingt erforderlich.

Clubify verarbeitet personenbezogene Daten insbesondere, um

• Nutzerkonten anzulegen und zu verwalten;
• die Funktionen für Verwaltung, Kommunikation, Kalender, Administration und Steuerung des Vereins bereitzustellen;
• Dateien, Dokumente sowie private oder geteilte Inhalte zu speichern und zu ordnen;
• Supportanfragen zu bearbeiten und die Qualität des Dienstes zu verbessern;
• die Sicherheit zu gewährleisten, Missbrauch vorzubeugen und die Integrität der Plattform zu erhalten;
• Abonnements, Rechnungsstellung und die administrative Nachverfolgung der kostenpflichtigen Angebote zu verwalten;
• gesetzliche, buchhalterische und regulatorische Pflichten zu erfüllen.

Je nach Zweck stützen sich die Verarbeitungen auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen:

• die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen;
• das berechtigte Interesse von Clubify, insbesondere an Sicherheit, Betrugsprävention und Verbesserung des Dienstes;
• die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
• die Einwilligung, sofern sie ausdrücklich erforderlich ist.

Die Daten können, im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen, zugänglich sein für:

• das befugte Team von Clubify und ihre technischen Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter tätig werden und auf der Seite Unterauftragsverarbeiter aufgeführt sind;
• die befugten Vertreterinnen und Vertreter des betreffenden Vereins, insbesondere Inhaberinnen, Inhaber und Administratoren des Vereins;
• Mitglieder, Betreuende, Erziehungsberechtigte oder Nutzende, mit denen ein Inhalt entsprechend den eingestellten Rechten bewusst geteilt wird;
• Behörden oder zuständige Stellen, sofern das Gesetz es verlangt.

Hosting der Server, Zustellung der E-Mails, Netzwerkschutz und Zahlungsabwicklung werden Dienstleistern übertragen. Die vollständige und aktuelle Liste findet sich auf der Seite Unterauftragsverarbeiter.

Private Unterhaltungen sollen ausschließlich den beteiligten Nutzerinnen und Nutzern zugänglich bleiben, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten oder technischer Notwendigkeiten im Zusammenhang mit Wartung und Sicherheit.

Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

• Kontodaten: für die Lebensdauer des Kontos, danach Deaktivierung nach 24 Monaten Untätigkeit und Zwischenarchivierung für weitere 3 Jahre vor Löschung oder Anonymisierung;
• operative Vereinsdaten: für die Dauer der Beziehung zum Verein, danach Archivierung für 5 Jahre, vorbehaltlich jeder längeren gesetzlichen Pflicht, die für den Verein gilt;
• Lizenzen, Verträge und Verwaltungsdokumente: für die Dauer der aktiven Beziehung, danach Archivierung für 5 Jahre, sofern keine längere gesetzliche Pflicht besteht;
• Rechnungsstellung, Abonnements und Rechnungen: 10 Jahre, wenn buchhalterische oder steuerliche Pflichten gelten;
• Supportdaten: 3 Jahre nach Abschluss der Anfrage;
• in Unterhaltungen ausgetauschte Nachrichten und Medien: aufbewahrt, solange der Verein aktiv ist, ohne automatische Löschung aufgrund ihres Alters;
• Unterhaltungsinhalte bei Inaktivität: nach 24 Monaten ohne Aktivität und mehreren Erinnerungen wird der Verein deaktiviert; seine Nachrichten und Medien bleiben 90 Tage wiederherstellbar, eine erneute Anmeldung reaktiviert alles; nach Ablauf dieser Frist werden sie gelöscht, während Konto- und Abrechnungsdaten ihren eigenen Fristen folgen;
• technische und Sicherheitsprotokolle: höchstens 12 Monate;
• Sicherungen: rollierend 90 Tage.

Soweit Clubify als Auftragsverarbeiter handelt, obliegt es dem Verein als Verantwortlichem, die von ihm benötigten Unterlagen aufzubewahren, insbesondere zu Beweiszwecken. Die Bedingungen der Auftragsverarbeitung sehen hierfür eine Exportfrist von dreißig Tagen zum Vertragsende vor.

Clubify setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen.

Zu diesen Maßnahmen zählen insbesondere Zugriffskontrolle, Authentifizierungsmechanismen, eine rollenbasierte Rechteverwaltung und sichere Hosting-Praktiken, die der Art der Dienste angemessen sind.

Clubify kann im Rahmen der Verwaltung von Sportvereinen Daten zu Minderjährigen verarbeiten.

• Nutzerinnen und Nutzer ab 15 Jahren können die Dienste eigenständig nutzen, vorbehaltlich des anwendbaren Rechts;
• für Nutzerinnen und Nutzer unter 15 Jahren ist eine erziehungsberechtigte oder gesetzlich vertretende Person erforderlich;
• für Nutzerinnen und Nutzer unter 13 Jahren ist die Erstellung eines eigenständigen Kontos nicht zulässig.

Clubify erlaubt es Vereinen außerdem, Angaben zu Erziehungsberechtigten mit dem Profil eines minderjährigen Mitglieds zu verknüpfen, sofern dies erforderlich ist.

Clubify ist bestrebt, die Daten innerhalb der Europäischen Union oder in Ländern mit angemessenem Schutzniveau zu hosten und zu verarbeiten.

Sollte eine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union erforderlich werden, verpflichtet sich Clubify, die nach den anwendbaren Vorschriften erforderlichen Garantien einzurichten, einschließlich geeigneter vertraglicher Mechanismen, sofern nötig.

Die Angaben zu Cookies und ähnlichen Technologien finden sich in der Cookie-Richtlinie.

Nach den anwendbaren Vorschriften stehen Nutzerinnen und Nutzern je nach Fall ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit zu.

Nutzerinnen und Nutzer können ihre Einwilligung außerdem jederzeit widerrufen, wenn sich die Verarbeitung auf diese Rechtsgrundlage stützt. Schließlich können sie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen, in Frankreich insbesondere bei der CNIL.

Wenn Clubify ausschließlich als Auftragsverarbeiter für einen Verein tätig ist, müssen Anliegen zu den von diesem Verein verwalteten Daten unter Umständen auch unmittelbar an den betreffenden Verein gerichtet werden.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung ihrer Rechte im Bereich des Datenschutzes können Nutzerinnen und Nutzer die Kontaktseite verwenden.

Bei allen Fragen zu personenbezogenen Daten können Nutzerinnen und Nutzer auch an [email protected] schreiben.

17. Juli 2026