Politique de confidentialité

Les données personnelles traitées via Clubify sont gérées par Clubify SAS, société par actions simplifiée au capital de 2 000 €, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés d’Orléans sous le numéro 107 632 945 R.C.S. Orléans (SIRET 107 632 945 00013), dont le siège social est situé au 585 rue de la Juine, 45160 Olivet, France (directeur de la publication : Evan Petit).

Selon les situations, Clubify peut agir soit en qualité de responsable du traitement, soit en qualité de sous-traitant.

• Clubify agit comme responsable du traitement pour les données liées au site public, à la création de compte, à l’authentification, au support, à la sécurité du service, à la facturation et à l’amélioration du produit.
• Clubify agit comme sous-traitant lorsqu’un club utilise la plateforme pour gérer ses membres, documents, contrats, présences, calendriers, communications et données administratives internes.

Dans ce cas, le club utilisateur de Clubify demeure responsable des décisions de traitement prises dans son propre environnement.

Pour toute demande relative aux données personnelles, les utilisateurs peuvent contacter Clubify via la page de contact.

Selon les Services utilisés, Clubify peut traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• données de compte : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone, langue, fuseau horaire, données de connexion ;
• données club : affectations, fonctions, équipes, licences, contrats, présences, calendriers et données administratives associées ;
• contenus importés : documents, images, fichiers stockés dans le Drive, pièces jointes et commentaires ;
• données de communication : messages privés, demandes de support, notifications et métadonnées des messages ;
• données de facturation : éléments liés à l’abonnement, factures, statut de paiement et données administratives de paiement traitées en lien avec Stripe ;
• données techniques : journaux, données d’appareil, adresse IP, navigateur et statistiques d’usage strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des Services.

Clubify traite les données personnelles notamment pour :

• créer et gérer les comptes utilisateurs ;
• fournir les fonctionnalités de gestion, communication, calendrier, administratif et pilotage du club ;
• stocker et organiser les fichiers, documents et contenus privés ou partagés ;
• gérer les demandes de support et améliorer la qualité du service ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus et maintenir l’intégrité de la plateforme ;
• gérer les abonnements, la facturation et le suivi administratif des offres payantes ;
• respecter les obligations légales, comptables et réglementaires.

Selon les finalités, les traitements reposent sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• l’intérêt légitime de Clubify, notamment pour la sécurité, la prévention de la fraude et l’amélioration du service ;
• le respect d’une obligation légale ;
• le consentement, lorsqu’il est spécifiquement requis.

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs habilitations, à :

• l’équipe autorisée de Clubify et ses prestataires techniques intervenant en qualité de sous-traitants, dont Stripe pour le traitement des paiements ;
• les représentants habilités du club concerné, notamment les propriétaires et administrateurs du club ;
• les membres, encadrants, tuteurs ou utilisateurs avec lesquels un contenu est volontairement partagé selon les droits configurés ;
• les autorités publiques ou organismes compétents lorsque la loi l’exige.

Clubify est actuellement hébergé par IONOS SARL, 7 place de la Gare, 57200 Sarreguemines, France, SIRET 431 303 775 00016.

Les conversations privées ont vocation à demeurer accessibles uniquement aux utilisateurs concernés, sauf obligation légale ou nécessité technique liée à la maintenance et à la sécurité.

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, sous réserve des obligations légales de conservation.

• données de compte : pendant la durée de vie du compte, puis désactivation après 24 mois d’inactivité et archivage intermédiaire pendant 3 années supplémentaires avant suppression ou anonymisation ;
• données opérationnelles du club : pendant la relation avec le club, puis archivage pendant 5 ans, sous réserve de toute obligation légale plus longue applicable au club ;
• licences, contrats et documents administratifs : pendant la relation active, puis archivage pendant 5 ans, sauf obligation légale plus longue ;
• facturation, abonnements et factures : 10 ans lorsque des obligations comptables ou fiscales s’appliquent ;
• données de support : 3 ans après la clôture de la demande ;
• messages privés : tant que le compte existe ou jusqu’à leur suppression lorsqu’elle est prévue, puis archivage court n’excédant pas 12 mois ;
• journaux techniques et de sécurité : 12 mois maximum ;
• sauvegardes : 90 jours glissants.

Clubify met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, divulgation, altération ou destruction.

Ces mesures comprennent notamment le contrôle d’accès, des mécanismes d’authentification, une gestion des permissions par rôle et des pratiques d’hébergement sécurisées adaptées à la nature des Services.

Clubify peut traiter des données relatives à des mineurs dans le cadre de la gestion des clubs sportifs.

• les utilisateurs âgés de 15 ans ou plus peuvent utiliser les Services de manière autonome, sous réserve du droit applicable ;
• pour les utilisateurs de moins de 15 ans, un tuteur ou représentant légal est requis ;
• pour les utilisateurs de moins de 13 ans, la création d’un compte autonome n’est pas autorisée.

Clubify permet également aux clubs de rattacher des informations de tuteurs à la fiche d’un membre mineur lorsque cela est nécessaire.

Clubify cherche à héberger et traiter les données au sein de l’Union européenne ou dans des pays offrant un niveau de protection adéquat.

Si un transfert hors Union européenne devait être nécessaire, Clubify s’engage à mettre en place les garanties requises par la réglementation applicable, y compris les mécanismes contractuels appropriés lorsque cela est nécessaire.

Les informations relatives aux cookies et technologies similaires sont précisées dans la Politique cookies.

Conformément à la réglementation applicable, les utilisateurs disposent, selon les cas, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité.

Les utilisateurs peuvent également retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur cette base légale. Ils peuvent enfin introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France.

Lorsque Clubify n’agit qu’en qualité de sous-traitant pour le compte d’un club, les demandes relatives aux données gérées par ce club pourront également devoir être adressées directement au club concerné.

Pour toute question sur la présente Politique de confidentialité ou pour exercer leurs droits en matière de protection des données, les utilisateurs peuvent utiliser la page de contact.

Pour toute question relative aux données personnelles, les utilisateurs peuvent également écrire à security@clubify.so.

17 juillet 2026